Die Stadt Rain, die Blumenstadt an der Romantischen Straße, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine
Assistenz für das Vorzimmer des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)
Das erwartet Sie:
- Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung sämtlicher Abläufe im Vorzimmer des Ersten Bürgermeisters
- Selbständige Priorisierung, Koordination und Überwachung eingehender Vorgänge, Termine und Anfragen (Bearbeitung Schriftverkehr und Verwaltung des E-Mail-Postfaches)
- Eigenständige Bewertung der Dringlichkeit und Bedeutung von Angelegenheiten einschließlich Entscheidung über Weiterleitung, Wiedervorlage oder unmittelbare Bearbeitung
- Selbständige Terminsteuerung und Koordination konkurrierender Anforderungen unter Berücksichtigung politischer, organisatorischer und repräsentativer Prioritäten
- Organisation und Koordination von Besprechungen, Sitzungen, Empfängen, Ehrungen, Ehe- und Altersjubiläen sowie repräsentativen Veranstaltungen und Auszeichnungen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Empfängen
- Koordination der Zusammenarbeit zwischen Verwaltungsleitung, Fachbereichen, politischen Gremien, Behörden, Unternehmen, Vereinen und Bürgern
- Korrespondenzarbeiten im Vorzimmer (z.B. Pflege von Kontaktlisten)
- Betreuung der Gäste des Ersten Bürgermeisters
- Vertretungsweise Protokollführung
Das bringen Sie mit:
- Erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen/verwaltungstechnischen Ausbildung (z. B. Bürokommunikation/Büromanagement/Verwaltungsfachangestellter)
- Idealerweise Berufserfahrung im Büromanagement einer öffentlichen Verwaltung
- Loyalität, absolute Diskretion und Verlässlichkeit, zuvorkommende und freundliche Umgangsformen
- Sicherer Umgang in den gängigen Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und den Sozialen Medien
- Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
- Organisationstalent sowie gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Zuverlässiges, engagiertes und eigenverantwortliches Arbeiten im Rahmen der übertragenen Aufgaben
- Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen zur Weiterentwicklung der eigenen Fachkompetenz
- Zeitliche Flexibilität sowie Bereitschaft, auch außerhalb der regulären Dienstzeit zu arbeiten
Das bieten wir Ihnen:
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit 39 Wochenstunden in Gleitzeit
- Ein verantwortungsvolles, interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
- Ein freundliches und aufgeschlossenes Team
- Eine leistungsgerechte Bezahlung abhängig von der Qualifikation und Aufgabenübertragung nach TVöD
- Eine freiwillige Verdoppelung des Leistungsentgelts gegenüber der tariflichen Regelung
- Eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung (im Wert eines zusätzlichen Monatsgehalts)
- Eine betriebliche Krankenzusatzversicherung
- Die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen wie z. B. eine Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen, etc.
- Regelmäßige Unterstützung bei Fort- und Weiterbildung
- Fahrradleasing und Corporate Benefits
- Betriebliches Gesundheitsmanagement